Prezenta Notă de informare este adresată tututor persoanelor care utilizează Asistentul Virtual AI SOPHIA – pacienți sau viitori pacienți, precum și reprezentanți legali ai acestora (atunci când este cazul), cuprinzând aspecte referitoare la prelucrarea datelor personale ale acestora prin intermediul acestui serviciu.
Datele personale sunt colectate și prelucrate de către AMA OPTIMEX SRL, societate română cu sediul în str. Toamnei nr. 54, sector 2, București, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J1991002891408, având Cod Unic de Identificare 35629 („Societatea”), în calitate de Operator de date personale.
A. Datele personale pe care le prelucrăm
Pentru efectuarea unei programări la un consult medical sau pentru gestionarea programărilor existente, precum şi pentru celelalte scopuri prevăzute în această Notă de informare, putem să colectăm de la dumneavoatră, în calitate de pacient/ viitor pacient, următoarele date personale:
- datele de identificare (numele complet, data nașterii) – colectate pentru vă identifica în mod corect și a evita confuziile;
- datele de contact – număr de telefon – preluat implicit prin platforma WhatsApp, este folosit pentru a corela conversația cu eventualele înregistrări ale dumneavoastră existente în baza de date a clinicii, precum și pentru a vă putea contacta prin alte mijloace, dacă este nevoie;
- date privind sănătatea (potențiale): dacă se consideră că simplul fapt că o persoană își face o programare la o clinică de oftalmologie poate fi o informație legată de sănătate (o programare la medic poate indica faptul că persoană are o nevoie medicală). În plus, în cadrul conversației libere cu Asistentul Virtual, se poate întâmpla să menționați spontan simptome sau detalii medicale nesolicitate.
- date tehnice și metadate necesare comunicării și integrării: ID-ul conversației de WhatsApp, timestamp-uri (data/ora mesajelor trimise), eventual, adrese IP ale serverelor implicate
- potențial, alte date furnizate voluntar de către dumneavoastră, fără să vă fie solicitate.
Vă recomandăm să furnizați doar datele necesare pentru programare și să nu transmiteți prin acest serviciu informații sau documente cu caracter medical/ personal sau alte date personale (ex. adresă de e-mail, numele altor persoane etc.)
În cazul minorilor sub 16 ani, utilizarea Asistentului Virtual AI SOPHIA trebuie făcută de un reprezentant legal.
În cazul în care utilizați acest serviciu pentru a face/gestiona o programare pentru un pacient/ viitor pacient pentru care aveți calitatea de reprezentant legal sau care v-a delegat în acest scop, vom prelucra datele de contact și datele tehnice/metadate ale dumneavoastră, ca urmare a utilizării Asistentului Virtual AI SOPHIA, precum și datele pacientului pentru care se face programarea (date de identificare, date de contact, date privind sănătatea și, potențial, alte date despre acesta), comunicate de către dumneavoastră.
Vă informăm că nu există nicio consecință negativă pentru dumneavoastră, calitatea sau accesul la serviciile medicale nu vor fi afectate, în măsura în care decideți să nu utilizați Asistentul Virtual AI SOPHIA. În cazul în care nu doriți să faceți sau să gestionați o programare la un consult medical prin intermediul Asistentului Virtual AI SOPHIA, puteți să utilizați oricare dintre canalele de comunicare pe care vi le punem la dispoziție (telefon, e-mail etc.)
B. Cum colectăm datele personale
Colectăm datele personale pe care ni le furnizați în mod voluntar, prin comunicarea scrisă pe WhatsApp cu Asistentul Virtual AI SOPHIA.
Vă informăm că sunteți liber(ă) să decideţi dacă ne furnizați aceste date personale și că nu există nicio consecință negativă pentru dumneavoastră, în cazul în care decideți să nu ne furnizați aceste informații. Cu toate acestea, unele date personale sunt necesare pentru efectuarea/ gestionarea unei programări, în lipsa lor neputând să vă operăm solicitarea.
C. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării
Scopul principal al prelucrării datelor colectate de la dumneavoastră este facilitarea gestionării programărilor medicale (programare, reprogramare, anulare) într-un mod eficient și automatizat, pentru îmbunătățirea serviciilor către pacienți.
Ca parte integrantă a procesului de comunicare legat de programare, există și un scop secundar – confirmări și notificări: confirmarea către pacient a stării programării sale și furnizarea de informații relevante (de ex.: adresa clinicii, indicații pre-vizită, documente necesare), precum și un scop complementar – asistență conversațională adiacentă: interpretarea eventualelor întrebări libere ale pacientului legate de programare și furnizarea de răspunsuri adecvate, în limitele configurate ale asistentului virtual.
Scopurile de mai sus sunt direct legate de serviciul solicitat de dumneavoastră (gestionarea programării la medic). Nu se efectuează prelucrări ulterioare incompatibile cu aceste scopuri. Datele colectate nu vor fi folosite pentru marketing, profilare sau alte scopuri în afara celor legate strict de programarea medicală solicitată.
Vă vom informa înainte de a prelucra datele dumneavoastră personale în orice alt scop decât cele pentru care ni le-ați încredințat. Mai mult, vă protejăm în mod corespunzător interesele, drepturile şi libertățile. Datele personale sunt stocate într-o locație securizată, precum şi protejate în tranzit. Datele care nu mai sunt necesare pentru atingerea scopului sunt șterse.
Temeiurile legale ale prelucrării:
- Datele dumneavoastră de identificare, datele de contact, sunt prelucrate în temeiul executării unui contract cu dumneavoastră sau demersuri pre-contractuale, în scopul prestării serviciilor medicale.
- Datele privind sănătatea (dacă considerăm că simplul fapt al programării constituie date privind sănătatea) sunt prelucrate în scopul furnizării de asistență medicală, în baza unui contract încheiat cu un cadru medical, la solicitarea unui pacient.
- Eventuale date medicale (detalii medicale, simptome etc) și alte date furnizate de dumneavoastră voluntar, fără a vă fi solicitate, în cadrul conversației libere cu asistentul virtual, sunt prelucrate în baza consimțământului dumneavoastră, consimțământ pe care sunteți liber/ă să vi-l retrageți oricând, având ca efect încetarea acestei prelucrări.
- Datele de contact furnizate de dumneavoastră sunt prelucrate în baza interesului legitim al societății pentru transmiterea unor mesaje informative anterior programărilor, în scopul confirmării programării efectuate de dumneavoastră și furnizării de informații relevante.
- Ca măsură de transparență, în completarea temeiurilor menționate mai sus, fără a le exclude însă, toate datele și informațiile pe care le furnizați prin utilizarea Asistentul Virtual AI SOPHIA sunt prelucrate și în baza consimțământului dumneavoastră exprimat explicit înainte de a iniția conversația. Sunteți liber să vă retrageți oricând consimțământul, având ca efect încetarea acestei prelucrări (prin abandonarea conversației).
D. Durata de stocare
Datele dumneavoastră personale din fișa medicală, inclusiv datele privind sănătatea (evidența programărilor), vor fi stocate pe întreaga durată a furnizării serviciilor medicale, precum și ulterior, conform obligațiilor legale ce îi revin societății.
Datele de programare (inclusiv datele personale) vor fi înregistrate la dosarul dumneavoastră medical și devin parte din evidențele medicale ale societății. Aceste date vor fi stocate pe întreaga durată a furnizării serviciilor medicale, precum și ulterior, conform obligațiilor legale ce îi revin societății.
Înregistrările/ jurnalul sesiunilor conversaționale vor fi păstrate pe durată limitată de 90 de zile pentru depanare (debugging) și suport, precum și pentru asigurarea și îmbunătățirea calității serviciului. După aceasta, datele vor fi șterse automat.
Dacă stocarea datelor personale este necesară în temeiul unor dispoziții legale exprese, putem să vă stocăm datele personale în continuare, pe durata prevăzută de acele dispoziții legale.
Conversațiile se stochează și în istoricul aplicației WhatsApp de pe telefonul dumneavoastră până când veți efectua ștergerea acestora.
E. Destinatarii datelor personale
Datele dumneavoastră personale sunt transmise între actorii tehnici implicați în acest modul (dezvoltatorul software, care este și împuternicit care asigură mentenanța și suportul tehnic al modului pentru societate; furnizorul platformei de mesagerie; furnizorul API platformă mesagerie; furnizorul de servicii API orchestration / AI routing; furnizorul modelului AI), în calitate de persoane împuternicite sau sub-împuterniciți în lanțul de furnizare a serviciului solicitat.
Toți furnizorii principali confirmați asigură un nivel ridicat de protecție a datelor, conform Termenilor, Politicilor de Confidențialitate ale acestora și a acordurilor de prelucrare a datelor pe care le-au semnat sau pe care le-au pus la dispoziție.
La datele dumneavoastră personale are acces furnizorul nostru de servicii IT, în scop exclusiv de mentenanță, precum și agențiile de marketing cu care colaborăm, în scopul administrării paginilor noastre de internet și de rețele sociale, în cazul în care vă dați consimțământul pentru o astfel de prelucrare.
F. Transferul datelor personale către țări terțe
Societatea noastră nu transferă și nu intenționează să transfere datele dumneavoastră cu caracter personal către țări terțe sau către organizații internaționale. Dacă va fi nevoie să efectuăm un astfel de transfer, vă vom informa în avans cu privire la această decizie/ intenție.
Având în vedere faptul că unii dintre actorii tehnici implicați în lanțul de funizare a acestui serviciu (persoane împuternicite sau sub-împuterniciți) sunt companii cu sediul în SUA și cu infrastructură globală, este posibil ca unele date personale să fie transmise sau stocate parțial în afara Spațiului Economic European.
Comisia Europeană a emis o decizie cu privire la nivelul adecvat de protecție a datelor cu caracter personal asigurat de Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework) care are drept efect posibilitatea ca transferurile de date cu caracter personal de la operatorii și persoanele împuternicite de operatori din Uniunea Europeană către organizații certificate din SUA să aibă loc fără a fi necesară obținerea unei autorizări suplimentare
Companiile din SUA implicate în furnizarea acestui modul și-au certificat participarea la EU-U.S. Data Privacy Framework, prin aceasta angajându-se să respecte un set de principii privind protecția vieții private, așa cum este prevăzut în Decizia Comisiei Europene, și să asigure un nivel de protecție similar celui din Uniunea Europeană.
WhatsApp Ireleand are un act adițional privind transferul de date (Global Data Transfer Addendum) pentru clienții business, care încorporează Clauze Contractuale Standard (SCCs) pentru transferul de date de la WhatsApp Ireland către entitățile sale din afara UE.
Twilio are un act adițional privind transferul de date (Data Protection Adendum) care include Clauze Contractuale Standard pentru transfer și a adoptat și reguli corporatiste obligatorii (Binding Corporate Rules) pentru transferurile intragrup.
G. Proces decizional automatizat
Vă informăm că nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice care vă privesc sau care să va afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.
Asistentul Virtual AI SOPHIA procesează textul (inclusiv datele personale conținute) pentru a înțelege intenția pacientului și ia niște decizii automate (de exemplu de a confirma o programare la o anumită oră), dar acestea nu produc efecte juridice sau similare semnificative. Programările medicale efectuate/ gestionate prin modulul AI Sophia sunt echivalentul programărilor pe care pacientul le-ar fi făcut / modificat oricum sunând la clinică – nu i se refuză un drept, nu i se oferă un tratament inegal. Tot procesul este inițiat la cererea pacientului, îi oferă un beneficiu, iar pacientul are întotdeauna opțiunea interacțiunii umane alternative.
Astfel, există elemente de decizie automată, însă sub supraveghere umană în buclă – personalul clinicii poate interveni (dacă apar erori, acestea pot fi corectate), deci decizia nu e exclusiv automată în sens strict (există un factor de control uman în sistem, chiar dacă rar folosit).
H. Securitatea datelor personale
Societatea va lua toate măsurile organizatorice și tehnice considerate necesare în vederea asigurării securității, integrității și confidențialității datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Dacă descoperim un incident cu privire la securitatea datelor personale care prezintă un risc pentru drepturile şi libertățile dumneavoastră vom notifica Autoritatea Națională de Supraveghere privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în termen de 72 de ore. Veți fi, de asemenea, informat(ă) personal cu privire la incidentul de securitate dacă acesta este de natură să prezinte un risc ridicat pentru drepturile şi libertățile dumneavoastră.
I. Drepturile dumneavoastră
Aveți următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:
- Dreptul de acces la datele personale;
- Dreptul de a obține rectificarea sau ștergerea datelor personale;
- Dreptul de a obține restricționarea prelucrării datelor personale;
- Dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră personale;
- Dreptul de a obiecta cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale.
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
Dacă aveți orice întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale sau dacă doriți să ne adresați vreo solicitare, precum şi să vă exercitați oricare din drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta:
- la adresa sediului nostru;
- la adresa de email: [email protected];
- telefonic, apelând nr. 0212111622.
Fiecare solicitare va fi analizată în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de o lună. În cazul în care considerați că nu am soluționat toate cererile dumneavoastră sau sunteți nemulțumit(ă) de răspunsurile noastre, puteți formula o plângere către ANSPDCP. De asemenea, puteţi să vă adresați şi, în mod direct, ANSPDCP sau instanțelor de judecată competente.
Mențiune specială referitoare la utilizarea Asistentului Virtual AI SOPHIA de către minori.
Acest serviciu este destinat persoanelor de peste 16 ani. Dacă aveți sub 16 ani, vă rugăm să folosiți acest serviciu prin intermediul unui părinte/reprezentant legal.
Mențiuni speciale referitoare la utilizarea Asistentului Virtual AI SOPHIA
Accesarea Asistentului Virtual AI SOPHIA se face prin intermediul contului dumneavoastră de WhatsApp de pe dispozitivul dumneavoastră personal (telefon, calculator, laptop).
WhatsApp / Meta prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu Politica de confidențialitate a datelor a WhatsApp / Meta și cu termenii și condițiile WhatsApp în legătură cu utilizarea serviciilor acestei companii, pe care dumneavoastră le-ați acceptat atunci când v-ați creat contul WhatsApp. Această prelucrare poate presupune și transferul datelor dumneavoastră personale de către WhatsApp / Meta în afara Spațiului Economic European, în condițiile acceptate de dumneavoastră la momentul creării contului și fără nicio legătură cu societatea noastră.
Dumneavoastră decideți dacă veți utiliza Asistentul Virtual AI SOPHIA, iar prin continuarea utilizării vă exprimați consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale.
Dacă nu doriți să continuați, ne puteți contacta prin celelalte canale de comunicare pe care vi le punem la dispoziție.
Este important să vă protejați telefonul și/sau celelalte dispozitive pe care aveți instalată aplicația WhatsApp ca să evitați accesarea de către alte persoane a conversațiilor salvate în contul dumneavoastră de WhatsApp.
Această notă de informare poate fi modificată din când în când, fără a vă afecta prin aceasta drepturile pe care vi le conferă legea.